říj 20, 2019

Otevření nové provozovny


Abys mohl zrealizovat otevření nové provozovny, musíš učinit několik zásadních rozhodnutí, které ve výsledku ovlivní celkovou cenu investice. Celá realizace se dá rozdělit do několika kroků, kterými Tě rád nyní provedu.

První krok - příprava prostor

Předpokládám, že máš již založenou firmu, před sebou hrubou stavbu budoucí provozovny nebo, že stále můžeš ovlivnit dispozice počítačové sítě. Jestliže už jsi mnohem dál, máš počítačovou síť ve své provozovně již hotovou, pokračuj prosím na krok „Volba pokladního systému“.
Než začneš vše realizovat, je potřeba si uvědomit umístění IT, ale i jiných periferií na tvé provozovně. Nejlepším řešením je najít místo pro rack (skříň pro síťové kabely, server pokladního systému...). Do racku necháme od elektrikářů přivést 230V a dodatečné uzemnění. Do racku dále necháme svést veškeré slaboproudé kabely z celé provozovny od každého zařízení, které níže popíšu. Rackovou skříň zvol natolik velikou, aby se do ní vše vešlo.
 
Pro mne je vždy dalším krokem objednávka internetu, jelikož dodavatelé internetu mají kolikrát tak dlouhé doby realizace připojení, že je to až k naštvání. U volby internetu se snaž nešetřit. Počítej, že tvůj internet nebude jen pro kancelář, ale i pro hosty, kteří jsou čím dál víc náročnější, co se týče Wi-Fi. Dobrá cena se pohybuje od 1000,- do 3000,- (za optiku, UPC je taky fajn). Internet za 5 a více tisíce obvykle nepotřebuješ, protože Tě neživí. Jestliže chceš do televize televizní kanály O2TV, vždy je lepší mít internety dva. O2TV pro TV a případně kancelář, druhý pro hosty. Čili internet objednat jako první! Jestliže si nevíš s volbou rady, přečti si náš článek "Volba internetu".

Dále budeš nejspíše řešit alarm, audio, TV, projektory, kamerový systém, docházkový systém, rezervační systém, intercomy, Wi-Fi. Ještě budeš potřebovat nějaký počítač do kanceláře, větší/menší tiskárnu pro tisk jídelních lístků, faktur, apod. Nezapomeň na platební terminál od banky. Dnes je možnost terminálu přes SIM kartu, kde platíš za data přes SIMku nebo přes pevný internet (což je varianta zadarmo), ale musíš k němu natáhnout kabel s internetem. Ke všem těmto zařízením je ve většině případů nutno dovést daný datový kabel výrobcem a 230V. Nechej si případně poradit o dodavatele daných systémů.

Další rozhodnutí je volba rozmístění periferií pokladního systému. Kolik objednávkových tiskáren v kuchyni a v prostorách provozovny potřebuješ, kolik pevných pokladen (dnes je možnost i LCD panelů do kuchyně místo objednávkových tiskáren). Zamysli se také, zda do roka nebudeš otevírat i venkovní zahrádku, kde budeš pokladnu potřebovat také. Kabely pro ní rovnou připrav!

Toto vše je třeba v prvním kroku důkladně zvážit, stavebním a elektrikářským firmám zakreslit do projektů, jinak se můžeš na konci realizace dostat do nehezkých problémů. Zažil jsem i situace, kdy se hotová vymalovaná zeď musela znovu rozbít a natáhnout kabely. Vždy raději oslov firmy, které řeší danou věc, ať si samy řeknou, kam a který typ kabelu chtějí natáhnout. Případně kontaktuj Ta Techniku, rádi Ti s prvním krokem pomůžeme – poradíme. Jdeme ale dále na další krok.

 

Volba pokladního systému

Před otevřením nové restaurace se musíš zamyslet i nad volbou vhodného pokladního systému. Jestliže hledáš řešení, které splňuje pouze podmínky od Babiše, nebo nějakou krabicovou verzi, kterou si koupíš už s pokladnou, tak jsi tu špatně a zkus pro řešení oslovit třeba tvého mobilního operátora. Jestliže hledáš řešení, které ohlídá tvé peníze, tvojí obsluhu i kuchyň, dá ti čísla, které pro chod restaurace potřebuješ a chceš řešit případně i sklady, tak čti dál…

Pro správnou volbu musíš také zvážit, do jaké míry budeš pokladní systém chtít využívat. Z naší praxe se dá využití rozdělit na tyto základní požadavky, které ve výsledku ovlivňují i celkovou cenu pokladního systému a jeho konfigurace:

  • Chci používat sklady a receptury nebo mi stačí jen prodávat a sklady řešit nebudu?
  • Na předchozí dotaz se váže i otázka, zda budu dodací listy i faktury vkládat do pokladního systému nebo si skladové hospodářsví povedu jinde?
  • Svému týmu důvěřuji, pro jistotu však rád prověřuji nebo nikomu nevěřím a potřebuji mít perfektně zmáknuté oprávnění pro všechny uživatele systému?
  • Uzávěrky a tržby si chci dělat na provozovně sám nebo potřebuji denně přesné reporty, co se na provozovně celý den dělo?

Samozřejmě by se implementace dala škálovat i do robustnějších využití, pro příklad:

  • Chci mít věrnostní program
  • Chci mít pokladní systém propojený i s účetním systémem
  • Chci mít více provozoven v jednom pokladním systému
  • Potřebuji řešení, abych mohl pokladny neustále přesouvat (offline pokladny)

Musíš se též rozhodnout, kterou technologii zvolíš pro markování. Zda dáš přednost mít: 

  • Pokladny v mobilním telefonu
  • Pokladny v tabletu
  • Pevně stojící pokladna od velikosti 10“ až 15“
  • Mobilní pokladna Orderman

Pozor! Jestliže zvolíš mobilní pokladny či tablety, tak si dej záležet na kvalitě a pokrytí Wi-Fi sítě v Tvojí budoucí provozovně. Kvalita signálu je častý problém, který zpomaluje markování.

Dalším rozhodnutím, které Tě čeká, je umístění periferií pokladního systému po Tvé provozovně, což jsme řešili už v prvním kroku. Počet pokladen, počet tiskáren v kuchyni a na place, kolik počítačů bude systém využívat, kolik skladů a středisek budu v systému využívat.  To vše potřebuje dodavatel pokladního systému vědět, aby jeho systém správně nakonfiguroval-navrhl.


Jaký pokladní systém mám tedy zvolit?

Osobně kdybych žádný pokladní systém neznal, tak bych postupoval takto:

  • Pokusil bych se podívat do budoucnosti, jak daleko to chci s daným provozem dotáhnout. Jestliže příklad zrovna neřešíš venkovní zahrádku, ale do budoucna tu možnost mít budeš, určitě kalkuluj již s touto variantou a dodavateli to řekni.
  • Výběrko – požádal bych o prezentaci 2-3 dodavatele, kde se dozvíš, co vše systémy umí. Navštívil bych zaběhlé provozovny s podobnou velikostí i servisem, ke kterým se chci přiblížit a používají daný systém, který zvažuji (každý solidní dodavatel pokladního systému má na svém webu reference). Sledoval bych, jak dlouho obsluze trvá odbavit zákazníka při placení, jaký zmatek mají v objednávkách… obsluhy bych se i zeptal na spokojenost s jejich pokladním systémem. Předpokládej, že o skladovém hospodářství Ti z obsluhy nikdo nic moc neřekne. To už bys musel oslovit manažera, šéfkuchaře..
  • Požádal bych dodavatele o demo verzi pokladního systému, který chci zkusit začít používat a zkusil bych si, jak příjemně se mi s ním pracuje. Vždy je lepší si základy nechat ukázat, pokladní systémy moc uživatelsky intuitivní nejsou :(

Samozřejmě opět můžeš požádat Ta Techniku o pomoc s výběrem. Máme letité osobní zkušenosti se systémy Micros, Septim, Storyous, Winshop.

Jestliže jsi rozhodnutý, který systém nasadíš a máš podepsanou s dodavatelem smlouvu, je dobré si vyžádat prázdnou databázi, kterou si začneš pomalu plnit, než celý provoz otevřeš. Tímto se dostáváš ke kroku Příprava pokladního systému.

 

Příprava pokladního systému

Rekonstrukce či stavba se realizuje, dráty se zapojují, termíny dodání jsou domluvené, můžeme začít svůj pokladní systém plnit daty. Říkám rovnou, jestli tuto kapitolu podceníš, tak možná ani neotevřeš. Není nic horšího, než si vzpomenout den před otevřením, že nemám v systému zavedené prodejní položky a jejich ceny, názvy stolů, nemám certifikát pro EET, celkově, když systém nemáš odzkoušený.

Kdybych přípravu měl popsat v krocích, tak potřebuješ:

  • Rozmyslet členění skladů a prodejních položek do skupin, za které budu chtít následně vidět nějaká čísla pro vyhodnocení provozu. Jestliže si nevíš rady, požádej dodavatele o radu, jaké je nejlepší řešení pro daný systém. Určitě mají zkušenosti z jiných provozoven. Správné nastavené skladů a prodejních položek ušetří hromadu práce v budoucnosti
  • Jestliže kuchaři vědí, jak už budou vařit, tak určitě poměry položek vložit do systému. Toto je celkem kámen úrazu. Často se dělají chyby, které ovlivňují výsledné inventury. Na možné chyby se případně zeptej dodavatele systému 
  • Vymyslet mapu stolů a zadat jí do systému. Případně se poraď se zkušenou obsluhou, bude určitě znát, jak stoly číslovat.
  • Přes datovou schránku nebo Finanční úřad požádej o vystavení EET certifikátu. Tato operace trvá FÚ někdy i 4 pracovní dny. Pozor, když nemáš funkční EET, uzavírání účtů na pokladnách trvá o dost déle, jelikož se čeká, než se tvoje pokladna se serverem Babiše domluví, v čem je problém
  • Nechej si certifikát EET nastavit v systému od dodavatele pokladního systému
  • Nastavení účtenek a objednávek. Účtenky musí ze zákona obsahovat nacionále jako je adresa a IČ provozovatele, rozepsané v souhrnu účtenky DPH a informace od EET. Opět požádej dodavatele o pomoc s nastavením
  • Nastavení oprávnění obsluhy na kasách. Jestliže na oprávnění hraješ, nejlepším řešením je dát obsluze nějaký bezkontaktní čip nebo kartu pro přihlášení. Pro takovéto přihlášení potřebuješ mít pokladnu vybavenou čtečkou. Klikat jména a hesla je blbost, to ví za chvíli celá provozovna. Nastavené oprávnění na pokladnách si osobně s dodavatelem systému vyzkoušej!
  • Odzkoušení provozu – kontrola, zda se správně tisknou objednávky, kontrola účtenek. Nechej si na pokladnách nastavit vypnuté EET, ať si obsluha může markování vyzkoušet

A to je tak nějak pro přípravu vše. Jestli máš ještě čas, tak si můžeš do systému založit své dodavatele, ať můžeš rovnou začít vkládat dodací listy. V dalším kroku si řekneme pár rad při otevření provozu

  

Otevření provozu

Poslední kontrola v den otevření by měla obsahovat pouze tyto kroky:

  • Kontrola, zda mám funkční EET
  • Poslední kontrola cen prodejních položek v pokladním systému oproti nabídce (jídelních a nápojových lístků) pro zákazníka


Pro tento den je dobré si pozvat od dodavatele systému jejich zástupce pro tzv. autorský dozor. U větších provozoven určitě vzniknou požadavky či chyby, které je lepší rovnou nechat řešit jejich zástupcem, než někoho shánět pro radu po telefonu.


Teď už Tě jen čeká denní uzávěrka na konci dne, první zrcadlo/inventura, později tisk podkladů DPH pro účetní...

Každopádně jsme tu pro vás a v případě problému, rady, či pomoci, volej svého Technika.