Abys mohl zrealizovat otevření nové provozovny, musíš učinit několik zásadních rozhodnutí, které ve výsledku ovlivní celkovou cenu investice. Celá realizace se dá rozdělit do několika kroků, kterými Tě rád nyní provedu.
Předpokládám, že máš již založenou firmu, před sebou hrubou stavbu budoucí provozovny nebo, že stále můžeš ovlivnit dispozice počítačové sítě. Jestliže už jsi mnohem dál, máš počítačovou síť ve své provozovně již hotovou, pokračuj prosím na krok „Volba pokladního systému“.
Než začneš vše realizovat, je potřeba si uvědomit umístění IT, ale i jiných periferií na tvé provozovně. Nejlepším řešením je najít místo pro rack (skříň pro síťové kabely, server pokladního systému...). Do racku necháme od elektrikářů přivést 230V a dodatečné uzemnění. Do racku dále necháme svést veškeré slaboproudé kabely z celé provozovny od každého zařízení, které níže popíšu. Rackovou skříň zvol natolik velikou, aby se do ní vše vešlo.
Pro mne je vždy dalším krokem objednávka internetu, jelikož dodavatelé internetu mají kolikrát tak dlouhé doby realizace připojení, že je to až k naštvání. U volby internetu se snaž nešetřit. Počítej, že tvůj internet nebude jen pro kancelář, ale i pro hosty, kteří jsou čím dál víc náročnější, co se týče Wi-Fi. Dobrá cena se pohybuje od 1000,- do 3000,- (za optiku, UPC je taky fajn). Internet za 5 a více tisíce obvykle nepotřebuješ, protože Tě neživí. Jestliže chceš do televize televizní kanály O2TV, vždy je lepší mít internety dva. O2TV pro TV a případně kancelář, druhý pro hosty. Čili internet objednat jako první! Jestliže si nevíš s volbou rady, přečti si náš článek "Volba internetu".
Dále budeš nejspíše řešit alarm, audio, TV, projektory, kamerový systém, docházkový systém, rezervační systém, intercomy, Wi-Fi. Ještě budeš potřebovat nějaký počítač do kanceláře, větší/menší tiskárnu pro tisk jídelních lístků, faktur, apod. Nezapomeň na platební terminál od banky. Dnes je možnost terminálu přes SIM kartu, kde platíš za data přes SIMku nebo přes pevný internet (což je varianta zadarmo), ale musíš k němu natáhnout kabel s internetem. Ke všem těmto zařízením je ve většině případů nutno dovést daný datový kabel výrobcem a 230V. Nechej si případně poradit o dodavatele daných systémů.
Další rozhodnutí je volba rozmístění periferií pokladního systému. Kolik objednávkových tiskáren v kuchyni a v prostorách provozovny potřebuješ, kolik pevných pokladen (dnes je možnost i LCD panelů do kuchyně místo objednávkových tiskáren). Zamysli se také, zda do roka nebudeš otevírat i venkovní zahrádku, kde budeš pokladnu potřebovat také. Kabely pro ní rovnou připrav!
Toto vše je třeba v prvním kroku důkladně zvážit, stavebním a elektrikářským firmám zakreslit do projektů, jinak se můžeš na konci realizace dostat do nehezkých problémů. Zažil jsem i situace, kdy se hotová vymalovaná zeď musela znovu rozbít a natáhnout kabely. Vždy raději oslov firmy, které řeší danou věc, ať si samy řeknou, kam a který typ kabelu chtějí natáhnout. Případně kontaktuj Ta Techniku, rádi Ti s prvním krokem pomůžeme – poradíme. Jdeme ale dále na další krok.
Před otevřením nové restaurace se musíš zamyslet i nad volbou vhodného pokladního systému. Jestliže hledáš řešení, které splňuje pouze podmínky od Babiše, nebo nějakou krabicovou verzi, kterou si koupíš už s pokladnou, tak jsi tu špatně a zkus pro řešení oslovit třeba tvého mobilního operátora. Jestliže hledáš řešení, které ohlídá tvé peníze, tvojí obsluhu i kuchyň, dá ti čísla, které pro chod restaurace potřebuješ a chceš řešit případně i sklady, tak čti dál…
Pro správnou volbu musíš také zvážit, do jaké míry budeš pokladní systém chtít využívat. Z naší praxe se dá využití rozdělit na tyto základní požadavky, které ve výsledku ovlivňují i celkovou cenu pokladního systému a jeho konfigurace:
Samozřejmě by se implementace dala škálovat i do robustnějších využití, pro příklad:
Musíš se též rozhodnout, kterou technologii zvolíš pro markování. Zda dáš přednost mít:
Pozor! Jestliže zvolíš mobilní pokladny či tablety, tak si dej záležet na kvalitě a pokrytí Wi-Fi sítě v Tvojí budoucí provozovně. Kvalita signálu je častý problém, který zpomaluje markování.
Dalším rozhodnutím, které Tě čeká, je umístění periferií pokladního systému po Tvé provozovně, což jsme řešili už v prvním kroku. Počet pokladen, počet tiskáren v kuchyni a na place, kolik počítačů bude systém využívat, kolik skladů a středisek budu v systému využívat. To vše potřebuje dodavatel pokladního systému vědět, aby jeho systém správně nakonfiguroval-navrhl.
Osobně kdybych žádný pokladní systém neznal, tak bych postupoval takto:
Samozřejmě opět můžeš požádat Ta Techniku o pomoc s výběrem. Máme letité osobní zkušenosti se systémy Micros, Septim, Storyous, Winshop.
Jestliže jsi rozhodnutý, který systém nasadíš a máš podepsanou s dodavatelem smlouvu, je dobré si vyžádat prázdnou databázi, kterou si začneš pomalu plnit, než celý provoz otevřeš. Tímto se dostáváš ke kroku Příprava pokladního systému.
Rekonstrukce či stavba se realizuje, dráty se zapojují, termíny dodání jsou domluvené, můžeme začít svůj pokladní systém plnit daty. Říkám rovnou, jestli tuto kapitolu podceníš, tak možná ani neotevřeš. Není nic horšího, než si vzpomenout den před otevřením, že nemám v systému zavedené prodejní položky a jejich ceny, názvy stolů, nemám certifikát pro EET, celkově, když systém nemáš odzkoušený.
Kdybych přípravu měl popsat v krocích, tak potřebuješ:
A to je tak nějak pro přípravu vše. Jestli máš ještě čas, tak si můžeš do systému založit své dodavatele, ať můžeš rovnou začít vkládat dodací listy. V dalším kroku si řekneme pár rad při otevření provozu
Poslední kontrola v den otevření by měla obsahovat pouze tyto kroky:
Pro tento den je dobré si pozvat od dodavatele systému jejich zástupce pro tzv. autorský dozor. U větších provozoven určitě vzniknou požadavky či chyby, které je lepší rovnou nechat řešit jejich zástupcem, než někoho shánět pro radu po telefonu.
Teď už Tě jen čeká denní uzávěrka na konci dne, první zrcadlo/inventura, později tisk podkladů DPH pro účetní...
Každopádně jsme tu pro vás a v případě problému, rady, či pomoci, volej svého Technika.